Oxtoby: Announcement of 17 Terminations (English/Espanol)

December 1, 2011

To The Pomona College Community:

These last few weeks have been very difficult ones for all of us here at Pomona.  When I first learned that the College was required by federal law to ask a group of our employees to work with Human Resources regarding discrepancies in their work authorization records, I laid out three principles I believed should govern this process. The College would act supportively and compassionately, be as open as possible while respecting the privacy of each individual, and our actions would be consistent with the law.  While we have faced thoughtful questions from many of you regarding our actions, I am convinced that we have done our very best to meet those principles.

As you know, this all began with a complaint from a College employee to the Board of Trustees accusing me and my administration of illegal conduct and alleging that the College had never required employees to provide work authorization documents. The resulting investigation necessitated a College-wide audit of legal work authorization documents, which brought to light deficiencies in the files of 84 faculty, staff and part-time workers. These employees were then asked to schedule meetings to resolve the issues with their files, as required by federal law.  Each step of the way, we have tried to be as supportive and helpful as possible while complying with the law, including the offer of independent legal assistance, at College expense, to anyone seeking help in gathering the necessary documentation. And, as the deadline for document submission approached, we made it clear to affected employees that we were willing to assist anyone who faced difficulty or delays in obtaining their documents.

Most of these cases were, as we had hoped, resolved as employees provided the updated documentation that was needed. Unfortunately, in 17 cases, proper documentation was not provided and, as required by law, we had no choice but to end their employment with the College. For each person whose employment was terminated as a result of this situation, the College has provided severance benefits based on years of service, as well as a continuation of their current health care coverage at college expense until June 30, 2012.

Pomona College is a community where people care about each other, and so we all are affected by the pain suffered by people who, in many instances, were long-term members of our community and had given the College many years of service. This is also a place where students, faculty and staff are willing to make their voices heard and work for change. I am deeply proud of that.

I know that some among you question the College’s actions at different stages of this process, but I can assure you that at each step of the way, we have done only what the law compels us to do, and to the best of our abilities we have done it evenhandedly and with concern for each individual affected.

At the same time, the teach-in, protests and demonstrations that have taken place on campus have also strongly made the case that the current law that governs this situation is unduly harsh and unforgiving. I am in complete and heart-felt agreement. Consistent with my commitment to the DREAM Act, I believe that Congress should pass meaningful, comprehensive immigration reform that will allow people who have long contributed to communities like ours to become the full-fledged members that they deserve to be, without living in fear of an event such as this. This reform is long overdue, and unfortunately, will not come soon enough. However, we can make a renewed commitment to seek justice and opportunity for all by insisting on comprehensive immigration reform. I welcome your help on that front.

Our community will need time to heal from what has been an extremely emotional and difficult process for every one of us. Please share with me your thoughts for how best to move forward. You have my commitment to remain open and honest with you.

David Oxtoby

President

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A la comunidad de Pomona College

Estas últimas semanas han sido muy difíciles para todos aquí en Pomona.  En cuanto supe que la ley federal iba a obligar al Colegio pedir que un grupo de nuestros empleados trabajaran con el departamento de recursos humanos debido a deficiencias en sus archivos de autorización de trabajo, planeé seguir tres principios que pensaba que deberían gobernar este proceso.  El Colegio se comportaría de una manera compasiva; el Colegio sería lo más abierto posible mientras que respetaba la privacidad de cada individuo; y nuestras acciones cumplirían con la ley.  Aunque nos hemos enfrentado con preguntas de muchos de ustedes acerca de nuestras acciones, estoy convencido de que hemos hecho lo mejor posible para cumplir con estas reglas.

Como ustedes saben, todo empezó con una denuncia hecha por un empleado del Colegio contra la junta de administradores acusándome a mí y a mi administración de conducta ilegal y alegando que el Colegio nunca había obligado a los empleados a proveer documentos de autorización.  La investigación que siguió hizo necesaria una auditoría al nivel de todo el Colegio de los documentos legales de autorización de trabajo que reveló deficiencias en los archivos de 84 profesores, trabajadores de tiempo completo y trabajadores de tiempo parcial.  Entonces, se pidió a estos empleados que fijaran reuniones para resolver los problemas con sus archivos personales según nos exigió la ley federal.  En cada momento hemos intentado ser lo mas compasivos posible mientras que cumplimos con la ley, incluyendo ofertas de asistencia legal independiente, a cargo del Colegio, para cualquier persona que necesitaba ayuda en buscar la documentación necesaria.  Y, según se acercaba la fecha límite para presentar los documentos, lo hicimos muy claro a los trabajadores afectados que estábamos dispuestos de asistir a cualquier persona que tenía dificultades o retrasos en obtener sus documentos.

La mayoría de estos casos fueron, como esperábamos, resueltos según los empleados presentaban la documentación necesaria.  Desafortunadamente, en 17 de los casos, no se presentó la documentación necesaria y, según la ley, no tuvimos más remedio que despedir a estos empleados.  Para cada persona que quedó cesada como resultado de esta situación, el Colegio pagó una indemnización por cese en base a sus años de servicio y una continuación de sus beneficios médicos actuales a cargo del Colegio hasta el 30 de junio, 2012.

Pomona College es una comunidad donde las personas se apoyan mutuamente, y todos quedamos afectados por los dolores que sufre la gente que, en muchas circunstancias, fue miembro de nuestra comunidad por mucho tiempo y que ha dado al Colegio muchos años de servicio.  Este lugar también es un lugar donde los estudiantes, los profesores y los empleados están dispuestos a alzar la voz y trabajar por el cambio.  De esto estoy profundamente orgulloso.

Entiendo que algunos de ustedes cuestionen las acciones del Colegio en diferentes etapas de este proceso, pero les puedo asegurar que en cada paso hemos hecho sólo lo que nos obliga la ley y, de la mejor manera posible, lo hemos hecho de una manera imparcial y con una preocupación por cada persona afectada.

Al mismo tiempo, las manifestaciones que han sucedido en el campus han subrayado que la ley actual que gobierna esta situación es excesivamente dura e implacable.  Con esto estoy plenamente de acuerdo.  En concordancia con mi apoyo del DREAM Act, creo que el Congreso debería aprobar reformas exhaustas y significativas de las leyes de inmigración que permitirían a aquellos que han contribuido a las comunidades como la nuestra convertirse en ciudadanos de pleno derecho, como merecen, sin la amenaza de una situación como esta.  Hace mucho que se necesita esta reforma y, desafortunadamente, no se hará suficientemente temprano.  Sin embargo, podemos renovar nuestro compromiso de buscar la justicia y la oportunidad para todos insistiendo en reformas exhaustas a las leyes de inmigración.  Les agradecería su ayuda con este asunto.

Nuestra comunidad necesitará tiempo para cerrar la brecha que este proceso, extremadamente emocional y difícil, ha dejado.  Por favor, expresen sus ideas sobre como salir adelante.  Tienen mi compromiso que voy a continuar siendo abierto y honesto con ustedes.

 

David Oxtoby

Presidente

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